Google Workspaceの使い方~データ管理のほぼすべてをGoogle Workspaceに移行~

2021年3月10日GoogleG Suite,Google Admin 使い方,google drive ワークスペース 使い方,Google Workspace,Google Workspace g-suite 違い,Google Workspace 使い方,google workspace 初期設定,Google Workspace 料金,google workspace 登録方法,googleワークスペース ドメイン,オンラインストレージ

Google Workspace(旧G Suite)はご存じでしょうか?条件を満たせば容量無制限で使えるオンラインストレージ+αです。私はデータ管理のほぼすべてをGoogle Workspaceに移行しました。Google Workspaceにデータ管理のほぼすべてを移行する方法を実際に作業しながらまとめました。

Google Workspaceとは?

Google Workspaceとは、あの検索最大手Googleが提供しているオンラインサービスを統合したものです。私が思うメインの機能はオンラインストレージですね。オンラインストレージとは、ネット環境で繋がっている(オンライン)、データ保存領域(ストレージ)です。

Google Workspaceのおすすめプラン

Google Workspace Enterprise Plusです。
Google Workspaceの最上位プランで、これとGoogle Workspace Enterpriseのみ一定の条件(5ユーザー以上のアカウント)で容量無制限になります。

Google Workspaceの契約と準備

Google Workspaceは「Googole Workspace Business Starter」を契約します。

ドメインとレンタルサーバーサーバーを用意します。

ドメインはブログ運営をしている人はブログ運営とは別のGoogle Workspace用のドメインを用意した方が万が一のことを考えると安全です。

レンタルサーバーをお持ちでない方で、ブログ運営をする予定のない方はColorful Boxが安くて安定しているので個人的にお勧めです。

私はブログ運営もしているのでエックスサーバーを利用しています。

レンタルサーバの比較記事も書いています。

ドメインを取得→サーバーを取得の順でおこないましょう。エックスサーバーだと頻繁にドメインが永年無料でついてくるキャンペーンをやっています。私はスタードメインを利用しています。

ドメインを取得したら、サーバーにドメインを設定します。

エックスサーバーの場合だと、サーバーパネルにログインし、ドメイン→「ドメイン設定」を押下→「ドメイン設定追加」を押下→ドメイン名を入力して「確認画面へ進む」をクリック→確認画面が出るので画面の指示に従って進みます。

これでドメイン設定が完了です。

ドメインとGoogle Workspaceを紐づけ

  1. Google Driveの管理画面に入ります。
  2. 「ドメイン」→「ドメインを追加」をクリックします。
  3. ドメイン名を入力し、「続行してドメインの所有権を証明」をクリックします。
  4. サーバの管理画面からドメインのDNSレコード設定より、Google Driveのほうで表示された「google-site-verification=**」というような形のものをコピーして、種別を「TXT」にして、追加します。
  5. Google Driveの設定のほうに戻り、設定を完了させます。

Googole Workspace Enterprise Plusを契約

  1. Google Workspaceの管理コンソール画面から「お支払い」をクリック→「サブスクリプションの追加またはアップグレードする」をクリック→お目当てのプランにアップグレードします。
  2. アカウントを5つ作成します。(メイン以外は他に使う人がいなければ適当でOKです。あとから変更できます。)
  3. Google Workspaceの管理コンソール画面から「ユーザー」→「ユーザーの追加」をクリックします。画面の指示にしたがってユーザーの設定します。

これで容量無制限!料金は私の場合で(Googole Workspace Enterprise Plus)、1ユーザーあたり3,400円×5つ=17,000円です。

Google Driveをダウンロード&インストール

Google Workspaceのドライブを使いやすくするため、Google Driveをパソコンにインストールします。

Google DriveをインストールするためにはまずGoogle Driveをダウンロードしなければなりません。
ダウンロードは↓からダウンロードできます。

ダウンロードしたら、ダウンロードしたインストーラーを起動し、Google Driveをインストールします。

GoogleDriveのローカル作業環境の設定

OSが入っているパーティションとは別にGoogle Drive用のパーティションがあった方がファイルを管理しやすいと、私は思います。

なので、Google Drive用のパーティションを作り、タスクトレイに入っているGoogleドライブのアイコンを右クリック→歯車アイコンをクリック→「設定…」を押下→「ローカルにキャッシュされたファイルのディレクトリ」の「変更」を押下→コンテンツキャッシュフォルダを選択し「フォルダーの選択」を押下→「OK」を押下します。

補足:パーティションの変更(WindowsとMac)

Windowsの場合

↓のツールを使うと簡単です。

Macの場合

「アプリケーション」→「ユーティリティ」→「ディスクユーティリティ」を選択します。 ディスクユーティリティの画面が表示されます。 パーティションのタブで、サイズの変更、削除、追加といったパーティション操作が一通り行えます。 サイズ変更パーティションのレイアウトをドラッグするかサイズを記入する事で、サイズ変更が可能です。

http://leeaps.com/2015/07/mac/2756/#:~:text=%E3%80%8C%E3%82%A2%E3%83%97%E3%83%AA%E3%82%B1%E3%83%BC%E3%82%B7%E3%83%A7%E3%83%B3%E3%80%8D%E2%86%92%E3%80%8C%E3%83%A6%E3%83%BC%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%AA%E3%83%86%E3%82%A3%E3%80%8D,%E3%82%B5%E3%82%A4%E3%82%BA%E5%A4%89%E6%9B%B4%E3%81%8C%E5%8F%AF%E8%83%BD%E3%81%A7%E3%81%99%E3%80%82

パソコンや外付けハードディスクからのデータの引っ越し

方法は2つあります。

方法1

パソコンにインストールしたGoogle Driveフォルダを開いて、カット&ペーストします。その後、バックグラウンドでGoogleのサーバーと同期されます。

メリット

パソコンの通常の操作としておこなえます。

デメリット

1度に移動できる量はパソコンのハードディスク容量までです。同期か完了するまでハードディスクの使用容量が減りません。

方法2

ブラウザでGoogle Driveを開き、データを引っ越したいディレクトリへ移動し、ドラッグ&ドロップします。

メリット

1度に移動できる容量に制限がありません。

デメリット

バックグラウンドで動作されないのでデータのアップロード完了までパソコンのシャットダウンができません。
アップロード完了後、ファイルを削除しないとどこまで引っ越し作業が済んだのかがちょっとわかりづらいです。

私は基本的の方法1でやっています。方法2は補助的に使っています。

外付けHDDを破棄する場合は?

↓のソフトでデータ復元不可にしてから破棄しましょう。

Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドの引っ越し

1つ1つ引っ越し作業をするしかないようです。

  1. 引っ越し元のファイルを開きます。
  2. 「共有」をクリックします。
  3. 引っ越し先のGoogleアカウントを入力し「完了」をクリックします。
  4. 引っ越し先のGoogleアカウントから入り、先ほどのファイルをクリックします。
  5. 「ファイル」→「コピーを作成」をクリックして、ファイルを引っ越し先のGoogleアカウントに保存します。
  6. 引っ越し元のファイルを削除します。 

Googleフォトの引っ越し

  1. ローカルへのダウンロード方法
  2. Google データ エクスポート」へ行きます。
  3. 「選択をすべて解除」をクリックし、「Googleフォト」にチェックを入れて「次のステップへ」をクリックします。
  4. データの配信方法、エクスポート回数、ファイル形式とサイズを好みのものに設定して「エクスポートを作成」をクリックします。

スマホのGoogleフォトの同期先の変更

  1. Googleフォトのアプリを開きます。
  2. 右上のアイコンをタップします。
  3. アカウント名横の下矢印をタップします。
  4. Google Driveのアカウントを選択します。一覧になければ「別のアカウントを追加」をタップしてログインします。

旧アカウントのGoogleフォトの削除方法

手動で削除するのが手間ですが簡単です。写真を1枚チェック入れてシフトキーを押しながら選択します。選択した状態で右上のゴミ箱アイコンをクリックしてゴミ箱へ移動します。1度に選択し過ぎないのがポイントです。

Gmailの引っ越し

  1. Google Driveの管理画面に入ります。
  2. 「データの移行」をクリックします。
  3. 「ユーザーの追加」をクリックします。
  4. 「移行元のメールアドレス」を入力し「承認」をクリックします。
  5. 別タブで画面が開かれますので「許可」をクリックします。
  6. 認証コードが表示されるので、コピーして、前の画面に戻り、認証コードを貼り付けします。
  7. 移行先のメールアドレスを入力します。
  8. 「開始」をクリックします。
  9. ステータスが「完了」になればOKです。

Gmailの転送設定

  1. 転送元のGmailの設定(歯車アイコン)をクリックします。
  2. 「すべての設定を表示」をクリックします。
  3. 「メール転送とPOP/IMAP」をクリックします。
  4. 「転送先アドレス」をクリックします。
  5. あとは簡単ですので画面の指示通りに進めてください。

Gmailの返信先の設定

  1. 設定(歯車アイコン)をクリックします。
  2. 「すべての設定を表示」をクリックします。
  3. 「アカウント」をクリックします。
  4. 「名前:」欄にあるそのアカウントのメールアドレス右にある「情報を編集」をクリックします。
  5. 表示名を変更したければ、名前欄に表示したい名前入力し、返信先メールアドレスに返信先にしたいメールアドレスを入力し、「変更を保存」をクリックします。

独自ドメインのメールアドレスをGoogleWorkspaceで管理する方法

エックスサーバーを使っている(他のサーバーを使っていない)ので、エックスサーバーの例で紹介します。

エックスサーバーのサーバーパネルに入ります。

「ドメイン」の「DNSレコード」をクリックします。

「DNSレコードの一覧」で、エックスサーバー用のMXレコードが登録済みになっているので削除します。

ホスト名種別内容優先度
(ドメイン名)MX(ドメイン名)0

「DNSレコードの追加」でGoogle WorkspaceのMXレコードとCNAMEを設定していきます。

ホスト名種別内容優先度
(空白)MXaspmx.l.google.com1
(空白)MXalt1.aspmx.l.google.com5
(空白)MXalt2.aspmx.l.google.com5
(空白)MXalt3.aspmx.l.google.com10
(空白)MXalt4.aspmx.l.google.com10
mailCNAMEghs.google.com(空白)
calendarCNAMEghs.google.com(空白)
docsCNAMEghs.google.com(空白)

※DNS変更の反映は最大48時間かかります。

Google Driveの管理画面に入ります。

「グループ」をクリックします。

「グループを作成」をクリックします。

画面の内容を入力して、「次へ」をクリックします。

アクセスタイプを以下のように設定します。

  • オーナーに連絡→外部まで
  • メンバーの表示→グループのメンバーまで
  • トピックを表示→グループのメンバーまで
  • 投稿を公開→外部まで
  • メンバーを管理→グループの管理者まで
  • グループに参加できるユーザー→組織内のすべてのユーザーがリクエストできる
  • 組織外のメンバーの許可→OFF

エックスサーバー上にメールアドレスを作成している場合は削除します。

ワードプレスを使用していて、ワードプレスに「WP Mail SMTP」というプラグインが入っていたら無効化→動作確認ののち削除します。

Google Workspaceにデータ管理のほぼすべてを引っ越しするメリット

  • 容量無制限
  • 外付けハードディスクの管理から解放される
  • 外付けハードディスクの破損によるデータ損失がなくなる
  • デバイスを問わずファイルにアクセスできる

Google Workspaceにデータ管理のほぼすべてを引っ越しするデメリット

月額料金がそれなりに高い

  • Google Workspaceのユーザー1人あたりの料金×人数分
  • ドメイン代
  • レンタルサーバー代

参考記事